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2020.04.23
ブログ

zoom活用 ミーティング/ウェビナーの使い方案内

前回のブログで、対面でのイベント開催が難しいことを背景として、
オンラインイベントの開催方法についてご紹介しました。

今回は、言わずと知れたWeb会議システム
「zoom」の事例・活用アイディアをご紹介します。
通常のミーティングルーム活用だけでなく、ウェビナー開催についても詳しくご紹介しています。


ぜひ、コミュニティにあった活用方法を実践いただければと思います。
ご一読ください!


■zoomについて|基本的な使い方

zoomは、Webミーティングサービスです。
アプリや、Webブラウザからミーティングに参加することができます!

最もシンプルな使い方は
 1|主催者:zoomアカウントを作成する(https://zoom.us/signup)
 2|主催者:作成したアカウントでミーティングをつくる
 3|主催者:ミーティングのURLリンクをメンバーへ伝える
 4|参加者:PC、スマホからリンクをふむ
です。

アプリを使う場合、WEBから使う場合と2通りの方法があります。
アプリの方が簡素で使いやすく、WEBの方が詳細な設定までカバーしているようです。
使いやすい方をご利用されることをおすすめします。



■zoom活用方法

ここからは、具体的な活用方法をご紹介します。

1|「ミーティング」を実施する


全員参加型、数十名くらいでわいわい楽しむならばこの方法!

📖方法

1|主催者:自分のzoomアカウントでミーティングをつくる

 Points💡参加者がスムーズに参加するための事前設定
・パスワード
  zoomはセキュリティ上、デフォルトでミーティングルームにパスワードが設定されます。
  「ミーティングパスワードを必要とする」がONになっているかどうかを確認し、
  必要に応じて、設定変更や参加者へのパスワード周知をしましょう。
・ホストの前の参加許可
  デフォルトでは、ミーティングを作成したホストがミーティングURLにアクセスするまで、
  他の参加者は参加できない様になっています。
  必要に応じて、ホストが早めに参加する、「ホストの前の参加を有効にする」をONにする
  などの対応をとって、参加者がアクセスできない問題を防ぎましょう。

2|主催者:ミーティングのURLリンクをメンバーへ伝える

  作成時に表示される参加用URLを参加者に送り、
  当日開始時刻になったらそのURLにアクセスするよう伝えましょう。

3|参加者:PC、スマホからリンクをふむ

 Points💡
・ルールの設定
   ビデオオンオフ、音声ミュートの使い方のルールを最初に伝えましょう。
  メインスピーカーがいる場合は、他の人のビデオはOFFに、
  基本的にミュートはしない、など、使い方に合わせたルールを設定します。
チャットの活用
   zoomのチャットを以下のように活用するとスムーズです。

  ・自己紹介内容など、メンバーに話してほしい項目があればチャット箇条書きしておく
  ・質問を受け付ける。
  ・ファシリテーターがチャットでアジェンダ・話題の切れ目を知らせる。

📖ヒント集
<メンバー目線>
・「設定」>「バーチャル背景」で遊べます。部屋が片付いてなくても大丈夫!
・スナップカメラなど、外部サービスを使うと楽しいです。あの人の頭からツノが...!
・発言が苦手な人は「挙手」機能を使いましょう。ファシリテーターは気づいてくれます。
<運営者目線>
・参加者を強制ミュートできます。ノイズの入る人が入ればそっとミュートにしてあげましょう。
・画面共有する場合、事前にある程度準備が必要です!社外秘資料をお見せしないように、、!


📖使ってみた人の声

” 実際にトークイベントをオンラインで実施しました!
オフラインでやったときと同じように盛り上がりました。話もじっくり聞けてよかったです。
最後に可能な人は顔出ししてスクショをとると集合写真も取れます。
チャットで質問できるので、いつもより多めに質問が集まりました!
録画を後ほどコンテンツとして共有して、当日参加できなかった人にも見てもらうことができました。”

オシロをご利用いただいているコミュニティさんからいただいたコメントです。
オフラインと同じようにトークイベントが盛り上がったのは真似したい事例ですね!

↑のヒント集や方法でも参考にさせていただいているので、ぜひ実践してみてください。

 

📖参加者への案内例
-----
【参加の仕方】
参加方法は、【zoom】という、オンラインで行えるテレビ・Web会議ツールです。
14:20頃から以下の「URLのクリック」or zoom上での「IDの入力」で参加可能です。
参加URL:https://zoom.us/j/xxxxx
ミーティングID: xxxxx
*確認事項
・「ビデオを停止」を選択することで、自分の画面を見せることなく、音声のみを聞くことが可能です。
・開始時間14:30を過ぎましたら、「ミュート」「ビデオ停止」でのご参加をお願いします。
——


2|「ウェビナー」(オープンなセミナー形式)で楽しむ

不特定多数、または大人数へ向けて、配信方式で場合はこの方法!


📖方法

 1|主催者:プロ、ビジネス、教育などの有料プランを購入する
 2|主催者:ウェビナーのアドオンを、開催するウェビナーの視聴者人数規模に応じて購入する
 3|主催者:ウェビナーをスケジュールする
 4|主催者:自分(ホスト)以外の発表者(パネリスト)を招待する
       ウェビナーのURLリンクを視聴者へ伝える
 5|パネリスト:招待メールのURLから、パネリストとしてウェビナーに参加する
   視聴者:リンクから表示名とメールアドレスを登録し、ウェビナーに参加する
以下画像を使ってご説明します。


1|主催者:プロ、ビジネス、教育などの有料プランを購入する

zoomの「基本プラン(無料)」では、ウェビナーの開催ができないため、
アップグレードをする必要があります。

アップグレードの際には、以下のように、設定画面の「支払い」から「アカウントをアップグレード」して、
「プロ」以上のプランに変更します。


2|主催者:ウェビナーのアドオンを、開催するウェビナーの視聴者人数規模に応じて購入する

その後、同じく「支払い」から「ウェビナー」のアドオンを選択し、
視聴者の人数規模に応じたライセンスを購入します。



3|主催者:ウェビナーをスケジュールする


 4|主催者:自分(ホスト)以外の発表者(パネリスト)を招待する
       ウェビナーのURLリンクを視聴者へ伝える

 5|パネリスト:招待メールのURLから、パネリストとしてウェビナーに参加する
   視聴者:リンクから表示名とメールアドレスを登録し、ウェビナーに参加する


疑問点などはコメント欄にてお願いします!
順次本文に追記してゆきます!


📖ヒント集

実際にウェビナーを実施してみて、気づいた点を共有します。

1. セキュリティ

ウェビナーのURLを公開して実施する場合、荒らしが入る可能性があります。(ノイズを立てる、不要な挙手をする、関係のない映像を共有する、などの妨害があり得ます。)
→以下の対策が可能です。

 ・URLを限定的に公開する/URLを公開する場合、パスワードを発行する

 ・パネラーだけに画面共有を制限する

2. インタラクティブに参加してもらう

→雑談を盛り上げるための知見です。

 ・始めにブレークアウトセッション(※)で、小グループを作り話してもらう

 ・チャットを活用する(「こんにちは!」を全員に言ってもらう/今日食べたものなど、簡単な質問を最初に答えてもらう)


3. メリハリをつける

目線も画面に落ちがちなオンラインセミナーになるため、

オフラインよりもどんよりして見えがちになります。

→・普段の倍、キリッ進行する

 ・リアクションをしっかりとする(うなづきを大きく、相槌を増やすなど)

 ・特定のパネリストを指名して話をふる

※ブレークアウトセッション
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/206476093-%E3%83%96%E3%83%AC%E3%82%A4%E3%82%AF%E3%82%A2%E3%82%A6%E3%83%88%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%A0%E5%85%A5%E9%96%80


📖参加者への案内例
-----
【参加の仕方】
参加方法は、【zoom】という、オンラインで行えるテレビ・Web会議ツールです。
16:20頃から以下の「リンクのクリック」or zoom上での「IDの入力」で参加可能です。
ウェビナーに参加するためのリンク:https://zoom.us/j/xxxxx
ウェビナーID: xxxxx
*注意事項
・16:30にウェビナールームを開室します。お時間になりましたら参加URLよりご参加ください。
・アプリを介さずブラウザから参加する場合、一部機能が制限される可能性があります。
・参加時に、ウェビナー上の表示名と、メールアドレスの登録が必要になります。その場でご登録ください。
 登録内容は、今回のイベント開催以外の目的には使用しません。
——



いかがでしたでしょうか。
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